ایمیل اعلام ریسک و بیشتر (تجربیات من از کارمندی)

یک سال کار در یک مجموعه‌ی در حال پیشرفت و تغییر مداوم برای من تجربه‌ی واقعا خوبی بود. چیزهای زیادی یادگرفتم. بعضی از مهم‌ترینشان را اینجا می‌نویسم که شاید به درد کسی دیگر هم بخورد.

۱. ایمیل اعلام ریسک واقعا به درد می‌خورد

بعضی وقت‌ها می‌شد که من همه‌ی کارها را کرده بودم، اما فرد دیگری (عموما در خارج از سازمان) به ایمیل‌ها و تلفن‌ها جواب نمی‌داد. یا بسیار دیر جواب می‌داد. در این مواقع ایمیل می‌زدم به مدیر بالاسری‌ام با عنوان «اعلام ریسک در پروژه‌ی فلان: تاخیر در واکنش‌های آقا/خانم فلان» یا همچین چیزی. ۲ ۳ خطی هم توضیح می‌دادم که پیگیری کردم، اما ایشان جواب نمی‌دهد. ۲ ۳ مورد ریسک هم اعلام می‌کردم. می‌گفتم مثلا ۲ ماه دیگر فلان عید است و اگر پروژه این طوری پیش برود از فلان کمپین ممکن است عقب بمانیم.
بعضی وقت‌ها هم خود مدیر جواب نمی‌داد. یک بار فکر کنم ۷ ۸ ایمیل ریسک پشت سر هم زدم که آخرش جواب داد(: . مدیران من اغلب سرشان شلوغ بود و عادی که یادشان برود، اما من مسئولیت داشتم یادآوری کنم و البته ریسکش را بیندازم گردن خودشان. با این روش دستم هم پر بود و جلوی مدیرانم کم نمی‌آوردم و شماتت نمی‌شدم، حتی می‌شد شماتتشان هم کرد(؛

۲. نه می‌گفتم و اجرا می‌کردم

بارها و بارها شد که به نظرم رسید بهتر است مدیرم در پروژه‌ای که با هم درگیرش بودیم طور دیگری رفتار کند یا فلان قسمت پروژه طور دیگر باشد. همیشه می‌گفتم و اغلب هم مدیر من کار خودش را می‌کرد. طبیعی هم بود و چند برابر من تجربه داشت. اما بعد از اعلام قاطعانه‌ مدیرم، من روشی که انتخاب می‌کرد را اجرا می‌کردم.
آن ۱۰ ۲۰٪ اوقاتی هم که نظرم اجرا می‌شد، از تاثیرگذاری در پروژه (مخصوصا چند باری که در بالاترین سطح موجود مجموعه بود)‌ حس خوبی داشتم.
فایده‌اش این است که من وجهه‌ی حرفه‌ای بودنم را هم در جلوی همکاران و هم در ذهنیت خودم، حفظ می‌کردم.
زمانی را که مدیرم صرف جابه‌جایی بین جلسات کرده من روی آن حوزه مطالعه و خطا و آزمون کرده‌ام و حق نظر دادن دارم، اتفاقا به خاطر همین هم هست که استخدام شده‌ام. به نظرم می‌رسد نتیجه‌ی نهایی هم این بود که حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسیدم و اعتماد به من بیشتر می‌شد. البته شاید هم این طوری نباشد(:

۳. از رفتارها برداشت شخصی نداشتم

آقا ما یک مدیری داشتیم سر همه داد می‌زد(: اما نکته‌اش این‌جا بود که سر رفتار کاری و حرفه‌ای این رفتار را از او می‌دیدیم. و تقریبا همه می‌دانستیم که شخصی نیست. من هم از بقیه یاد گرفتم.
بعضی وقت‌ها هم می‌شد که همکاری کاری را انجام نمی‌داد، یا اعتراضی می‌کرد. تقریبا اغلب موارد باز موضوعات مربوط به من نبود، یعنی یا سرش جدا شلوغ بود، یا موضوعی شخصی واقعا اعصابش را ریخته بود بهم، یا جدا فکر می‌کرد نحوه‌ی کار کردن ایراد جدی دارد.
شخصی نگرفتن باعث می‌شد که کار کردن آسان‌تر شود.

۴. تلاش برای بهبود فضای کاری

آدم گشادی نبودم. چه فکر می‌کردم اگر سیستم بهتری داشته باشم بهره‌وری‌ام می‌رود بالاتر و چه فکر می‌کردم روش محاسبه‌ی اضافه کار اشتباه است، سعی می‌کردم تلاشم را برای بهبودش انجام دهم.
شاید باورتان نشود اما جدی جدی با پیگیری توانستم با تغییر محاسبه‌ی اضافه‌کار، دریافتی همه‌ی همکاران را بیشتر کنم. یک روش جدید پیشنهاد دادم که با چند دقیقه صحبت کوتاه مدیرعامل شرکت هم به نظرش منطقی آمد و دستور تغییر داد. یعنی همه قبول داشتیم این روش بهتر است، صرفا کسی پیگیر نشده بود.
مدیرانی که دیدم منطقی بودند،‌ و فکر می‌کنم همه‌ی مدیران دیگر هم هستند. نهایتا شاید لازم باشد منطقشان را کشف کنیم(: این که همکاران تا آن روز اضافه‌کار کمتری گرفته بودند یا به این علت بود که کسی پیگیر روش محاسبه نشده بود، یا به نظرش رسیده بود ارزش پیگیری ندارد یا پیشنهادش را بد به مدیرعامل داده بود.

۵. انگلیسی فول لازم نیست

مدیرانم خوب به من اعتماد کردند و فرصت دادند. در یک سال اخیر با آدم‌هایی از اوکراین تا هند و چین در ارتباط بودم.
چه ارائه‌ی نرم‌افزار بود و چه مذاکره و هماهنگی برای قیمت و واردات، متوجه شدم با سطح متوسطی از زبان هم کار آدم راه می‌افتد. چون یا موضوعی است که از همان کلمات تخصصی در فارسی هم استفاده می‌شود (در پروژه‌های تخصصی) یا بحث قیمت و نحوه‌ی وارد کردن و وضعیت بازار هست که کلمات سختی نیستند.
به جز چند مورد هم اغلب وضعیت زبانشان بهتر از من نبود، با این حال با کلی کشور تجارت کرده بودند و زنده مانده بودند(:

و البته کلی چیز (موضوع؟ مفهوم؟ ایده؟ ترفند؟) بیشتر هم یاد گرفتم. مثلا مثل این که اگر آدم بخواهد یک روال تفریحی مثل شیرینی خریدن جا بیندازد، بیشترین هزینه را باید خودش انجام بدهد. من از همکاران به دلایل مختلف شیرینی می‌گرفتم و همزمان به دلایل خیلی بیشتر هم خودم شیرینی می‌دادم و چند باری هم گران‌ترین شیرینی‌های ممکن را. یا گاهی می‌شد که وقتی همکاری پولش را می‌داد خودم روی پول می‌گذاشتم و شیرینی گران‌تری می‌خریدم. نتیجه‌اش هم این شد که این اواخر همکاران خودشان پول شیرینی را داوطلبانه می‌دادند و چند باری هم افرادی یادآوری کردند که شیرینی من مانده ها! ((:

شما چه تجربیاتی داشته‌اید که در لیست‌های بقیه نیست و کسی در موردش ننوشته؟